À propos de l’Institut national du sport du Québec | www.insquebec.org

En misant sur la science, l’innovation et la technologie, l’Institut national du sport du Québec incarne le « Génie derrière les performances » en proposant des solutions de pointe propulsées par des experts et des partenaires ayant pour objectif commun de permettre aux athlètes s’entraînant au Québec de s’améliorer constamment afin d’exceller sur la scène internationale. L’INS Québec et son réseau accompagnent plus de 550 athlètes de haut niveau — principalement des membres d’équipes canadiennes —, près de 2 000 athlètes de la prochaine génération et quelque 900 entraîneurs les encadrant. L’Institut offre des services scientifiques, médicaux et professionnels. Membre du Réseau des instituts de sport olympique et paralympique du Canada et du Réseau Francophone Olympique de Recherche en Médecine du Sport, l’Institut se déploie à travers le Québec grâce à son réseau composé de huit centres régionaux d’entraînement multisports, 22 centres d’entraînement unisports et son Complexe du Parc olympique qui accueille dix groupes d’entraînement de haut niveau.

Secrétaire médicale, Service médico-sportif

Supérieure immédiate : Directrice, service médico-sportif

Description sommaire du poste :

La/le Secrétaire, clinique médicale/service médico-sportif assure la réalisation des tâches techniques, opérationnelles et cléricales reliées au bon fonctionnement global du service médico-sportif de l’INS Québec, tout en offrant un service à la clientèle haut de gamme et personnalisé.

Plus précisément, vos fonctions et responsabilités sont :

• Gérer les horaires de tous les professionnels de la clinique et en assurer le suivi et les communications associées;
• Fixer et confirmer les rendez-vous des athlètes, des groupes d’entraînement et des entraîneurs avec les intervenants médico-sportifs de l’INS Québec ;
• Assurer les suivis des dossiers des athlètes avec les différents spécialistes médico-sportifs ;
• Tenir à jour une liste des suivis de consultations médicales et le bottin des différents partenaires et fournisseurs de services;
• Numériser des dossiers et documents confidentiels, de dossiers administratifs électroniques;
• S’assurer de mises à jour d’informations personnelles fournies par les patients, de documents administratifs électroniques;
• Assister les cliniciens à remplir les formulaires pour les paiements des assurances et autres demandes d’indemnisations ;
• En soutien à la Conseillère, service médico-sportif, participer au processus global de planification et de coordination des camps d’évaluation et autres activités spéciales et produire les horaires et la documentation selon les besoins identifiés ;
• Assister les intervenants médico-sportifs lors des activités du service médico-sportif ;
• Assister l’équipe de gestion clinique au niveau des tâches de facturation, du suivi des statistiques et pour toute autre tâche de soutien clérical au besoin.
• Accueillir et orienter les patients de la clinique médicale de l’INS Québec ;
• Former les nouveaux utilisateurs sur les différents logiciels utilisés;
• En collaboration avec la Conseillère, service médico-sportif, effectuer un suivi de toutes les problématiques liées aux logiciels de gestion d’horaire et de dossiers médicaux auprès des différents fournisseurs;
• Participer à l’implantation de logiciels et/ou programmes spécifiques au secteur;
• En collaboration avec la Conseillère, service médico-sportif, effectuer la saisie des commandes de matériel. Gérer et distribuer le matériel de bureau et les fournitures de services de la clinique ;
• En appui à la Conseillère, service médico-sportif, inventorier le matériel clinique et de papeterie;
• Entretenir et réapprovisionner le comptoir de vente de matériel médico-sportif.

Profil recherché :   

• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat médicale OU Diplôme d’Études Collégiales (DEC) dans le domaine de la bureautique, jumelé à une expérience connexe, soit comme secrétaire médicale;
• Très bonne maîtrise des différents outils de bureautique (Suite Microsoft Office 365);
• Facilité avec l’apprentissage de nouveaux logiciels informatiques ;
• Très bonne maitrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Excellent sens du travail d’équipe et de la collaboration;
• Excellent sens du service à la clientèle, aisance avec le public avec une orientation expérience client;
• Excellent sens de l’éthique et de la confidentialité;
• Très bonnes capacités en communication et en relations interpersonnelles (écoute; empathie; entregent; diplomatie, etc.);
• Très bonne capacité de maîtrise de soi dans un environnement de travail agile et dynamique;
• Très bonne capacité de gestion des priorités et efficacité;
• Faire preuve d’autonomie et de proactivité;
• Très bonne capacité à réaliser des tâches variées;
• Grande minutie et rigueur.

Ce que nous offrons :

• L’horaire de travail est de 35 heures par semaine, à temps plein, en semaine de jour et le travail est en présentiel. L’échelle salariale est entre 42 810$ et 57 914$, selon l’expérience et la formation de la personne sélectionnée;
• Un programme de REER collectif avec une cotisation employeur jusqu’à concurrence de 5% du salaire;
• Un programme d’assurances collectives complet avec options, après trois mois de service;
• Trois semaines de vacances annuelles;
• 10 jours par année de congé de maladie;
• Un compte Flexible de 600$ annuellement;
• Lieu de travail facile d’accès via le transport en commun (Stations de métro sur le site du Parc Olympique);
• Stationnement intérieur disponible;
• Accès à la salle d’entrainement de l’Institut;
• En plus d’un lieu de travail où l’excellence, l’éthique et la collaboration composent notre quotidien, ce qui fait de nous un partenaire de performance essentiel pour le sport de haut niveau québécois et canadien.

Informations sur le poste :

Durée :                            Poste permanent

Lieu de travail :           Montréal – Parc Olympique et télétravail

Heures de travail :     Temps plein (35 heures), horaire de travail en semaine de jour.

Entrée en fonction : Dès que possible

Salaire :                          Échelle salariale entre 42 810$ et 57 914$,, selon l’expérience et la formation du candidat sélectionné.

Application :

SVP, faire parvenir votre lettre de présentation et curriculum vitæ par courriel à : emploi@insquebec.org en indiquant clairement le titre du poste convoité dans l’objet du message. Nous tenons à remercier tous les candidats pour l’intérêt manifesté envers notre organisation. Veuillez toutefois noter que nous ne communiquerons seulement qu’avec les candidats qui auront été retenus pour une entrevue. Nous vous prions de ne pas téléphoner.

Souscrivant aux principes d’équité et d’égalité d’accès, l’INS Québec favorise la diversité et l’inclusion au sein de son personnel sans distinction de genre, de race, d’origine, de foi, de conditions personnelles ou sociales et de limitation. Lors du recrutement, nos outils de sélection peuvent être adaptés, sur demande, selon les besoins des personnes vivant avec des limitations.